Algunos tipos de proyectos de automatización y mejora de la eficiencia tienen el beneficio de que pueden ahorrar algo así como 10 minutos por persona y día de trabajo.
En las grandes organizaciones en particular, esos 10 minutos pueden multiplicarse por miles de personas y sonar como una cantidad realmente enorme de tiempo reutilizable con el que se podría hacer algo nuevo o mejor. Las grandes cifras suenan muy bien en las justificaciones de los proyectos: "mejora revolucionaria de la eficiencia" o "millones de dólares en ingresos incrementales".
Sobre el papel (o, lo que es más probable, en Excel), vemos una cifra multiplicada por otra y vemos la promesa de un enorme ahorro de tiempo agregado que, en teoría, podría redirigirse hacia tareas más valiosas.
Sin embargo, en la realidad, estos pequeños incrementos de tiempo no suelen traducirse en los beneficios organizativos que sugiere la fórmula de Excel. Unos pocos minutos liberados pueden traducirse en más tiempo en torno al enfriador de agua, si esas conversaciones siguen existiendo en algún lugar, o en ponerse al día con el correo electrónico.
Obviamente son cosas buenas, pero probablemente no lo que decía el documento sobre el rendimiento de la inversión. Sencillamente, es difícil hacer algo diferente con un puñado de minutos al día.
Redistribución horaria
El ahorro de tiempo de unos minutos aquí y allá debe celebrarse. Sólo hay que saber si lo que se celebra es un respiro o la posibilidad de hacer cosas nuevas. La suposición común de que cualquier ahorro se traducirá automáticamente en un aumento de la productividad y la eficiencia es el punto en el que se debe tener cierta precaución.
El reto para la fórmula ROI de Excel no es sólo liberar tiempo, sino redistribuir ese tiempo de forma eficaz y alineada con los objetivos estratégicos. Sin un plan claro o sin incrementos de tiempo mínimamente reasignables, es probable que los minutos "ahorrados" sean absorbidos por pausas prolongadas para el café u otros momentos que contribuyan al bienestar de los empleados. Es probable que los empleados estén más contentos, la bandeja de entrada más vacía, etc. Cosas buenas que probablemente no estaban en la hoja de cálculo.
Medición del ROI (si es lo que busca)
Si el objetivo de invertir en el proyecto era obtener algún tipo de rendimiento medible, asegúrese de que la medición del ROI no se basa en el tiempo ahorrado, sino en el valor generado por el tiempo ahorrado. Lograr un verdadero ROI requiere una profunda alineación con los objetivos empresariales. Se trata de garantizar que cada minuto ahorrado contribuya a objetivos generales como aumentar los ingresos, mejorar la satisfacción del cliente o acelerar la innovación. Y medirlos.
Por ejemplo, si una empresa tecnológica ahorra 10 minutos por ingeniero al día, el tipo tradicional de retorno de la inversión sólo se obtiene si esos minutos se redistribuyen estratégicamente hacia más revisiones de código o tiempo de desarrollo, mejorando directamente la calidad del producto y reduciendo el tiempo de comercialización.
El papel fundamental de los KPI
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son esenciales para medir los beneficios empresariales tangibles de cualquier iniciativa. Los KPI eficaces van más allá de las métricas superficiales, como el "tiempo ahorrado", y profundizan en los resultados que afectan directamente al éxito empresarial:
Productividad de los empleados: Mide si el tiempo ahorrado se traduce en más salidas o en salidas de mayor calidad.
Tiempos de respuesta al cliente: En los servicios de atención al cliente, una mejor gestión del tiempo puede agilizar los tiempos de respuesta, lo que aumenta directamente la satisfacción y la fidelización de los clientes.
Tasa de innovación: En los departamentos de I+D, la redistribución del tiempo puede dar lugar a un aumento de la tasa de innovaciones o mejoras de los productos.
Por supuesto, si la eficiencia no era el objetivo y el ahorro de tiempo es una inversión justificable simplemente por el bienestar de los empleados, entonces es probable que busque KPI que midan la felicidad y la satisfacción de los empleados.
Las organizaciones necesitan supervisar continuamente estos KPI, ajustándolos a medida que evolucionan los objetivos y asegurándose de que siempre se alinean con la visión estratégica. Este ajuste continuo ayuda a mantener la atención en las actividades que proporcionan ese concepto tradicional de ROI (y probablemente más inversiones futuras en otros proyectos).
Tiempo libre a propósito
Dicho todo esto, hacer un proyecto que libere a propósito a los empleados para que tengan tiempo libre es genial. Es algo estupendo y nosotros, como especie, nos olvidamos de pensar en cosas así.
No se trata de un subproducto accidental en lugar de un sentido tradicional del retorno de la inversión, sino más bien de lo que te propusiste conseguir en primer lugar.
Y sepa que hacer varios de estos tipos de proyectos con unidades de tiempo no redistribuibles puede ser un enfoque para llegar finalmente también, y mientras tanto probablemente aliviará algo de estrés.
Conclusión
Es fácil multiplicar algunas cifras de ahorro de tiempo y considerarlas como algo totalmente distinto de lo que realmente son. Ser consciente de si un proyecto tiene que ver con el ROI a la antigua usanza o con la salud de la organización es importante, y alineando el ahorro de tiempo con el verdadero ROI y midiendo su impacto a través de KPI precisos, las organizaciones pueden convertir pequeñas eficiencias en ventajas competitivas significativas. O realizar proyectos que específicamente devuelvan tiempo.
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